Cum sa faci oamenii sa iti raspunda la email-uri
Scrierea unui email este destul de enervanta si iti ocupa un timp destul de semnificativ. Dupa ce l-ai verificat sa te asiguri ca nu mai are nicio greseala si dupa ce l-ai trimis, va trebui sa astepti raspunsurile de care ai nevoie. Dar dupa cum poate stii, de cele mai multe ori nu primesti niciun raspuns, ceea ce poate fi deranjat, iar in aceasta situatie te intrebi daca mai este nevoie sa trimiti in ca un email, dar acest aspect poate sugera faptul ca esti prea insistent. Dar pentru a primi raspunsurile de care ai nevoie la un email trebuie sa folosesti putina psihologie. Nu este vorba de minciuni sau trucuri de magie, dar aceste metode pot sa iti aduca un raspuns la email.
In primul rand, trebuie sa te asiguri ca din mesajul tau se intelege clar ce vrei sa spui. Nu folosi cuvinte pompoase, nu face fraze prea lungi, pentru ca destinatarul poate sa nu inteleaga ce vrei de la el. De cele mai multe ori, email-urile care raman fara raspuns sunt ambigue, iar destinatarul nu raspunde, pentru ca nu intelege la ce sa raspuna. Divizia guvernamentala a creeat un set de 4 reguli pe care trebuie sa le ai in vedere cand compui un email,bazandu-se pe principiul EAST: Easy (sa fie usor de inteles), Attractive (sa atraga destinatarul sa-l citeasca), Social si Timely ( sa nu dureze prea mult citirea email-ului). Trebui ca in emal sa spui exact ceea ce vrei, folosind cuvinte comune, nu infrumuseta textul adaugand diferite clisee, pentru ca va solicita prea mult gandirea, iar destinatarul va trebui sa se gandeasca prea mult ce ii spui prin acel email. O detaliere foarte complexa a situatiei in care astepti ceva de la destinatar, fie sa ia o decizie cu privire la ceva, fie ca ai nevoie de ajutorul lui, duce posibilitatea ca el sa iti ignore mesajul, pentru ca nu ai fost scurt si la obiect. Cu cat email-ul este mai scurt, cu atat este mai bine.
In cate fraze asigura-te ca ai introdus solicitare si ca va fi elementul care va atrage atentia.
Prin “social” ne referim la partea legata de reciprocitate. Daca tu ai ajutat destinatarul la ceva anume, se va simti la randul lui ca va trebui sa te ajute.
Dupa ce destinatarul ti-a raspuns la email si te-a ajutat, este suficient sa ii trimita inapoi un simplu “multumesc”. Evita sa foloseste “cele mai sincere multimiri” sau alte raspunsuri prea politicoase, nu este contextul potrivit pentru a le folosi.
Asadar, daca ai fost in situatia in care trebuia sa primesti cat mai repede un raspuns la un email si nu l-ai primit, asigura-te ca mesajul tau a fost scurt si la obiect. Pe viitor incearca sa respecti aceste reguli si vei sesiza o schimbare majora.
